بقلم : شريف هاشم – بغداد
أقامت شعبة التعليم المستمر في كلية الطب / الجامعة المستنصرية وبالتعاون مع لجنة اتلاف الوثائق وترحيلها ورشة عمل تخصصية بعنوان ( آليات اتلاف وترحيل الوثائق والسجلات الرسمية ) برعاية عميد كلية الطب الأستاذ المساعد الدكتور غسان علي القزويني وبحضور السادة رؤساء الفروع العلمية ومقرريهم وأعضاء لجان الجرد للفروع والشعب الادارية ، وعلى قاعة الكلية بمجمع المستنصرية الطبي .
وأدار الورشة معاون العميد للشؤون الإدارية المدرس الدكتور أمين محمد كاظم / رئيس لجنة اتلاف الوثائق وترحيلها وم.م. ميادة طالب عبود ( مقرر اللجنة ) وم.م. لميس قادر هادي ( عضو ) والسيد احمد رشيد طه ( عضو ).
وتناولت الورشة شرح الجوانب القانونية والتنظيمية لعمليات الحفاظ على الوثائق والجرد والترحيل وفق تعليمات الوقائع العراقية (العدد 4801 في 11/11/2024).
وتطرقت الورشة الى موضوعات رئيسية مثل تصنيف الوثائق وتحديد الأرشيف الدائم وغير الدائم ، وإجراءات الفهرسة الإلكترونية ، بالإضافة إلى الضوابط القانونية للأرشفة والإتلاف لضمان الممارسات الآمنة والفعالة.
وتهدف الورشة إلى توضيح كيفية التعامل مع السجلات الرسمية بطريقة آمنة ومنظمة ، بدءاً من تجميعها وصولاً إلى إتلافها أو حفظها بشكل دائم ، وتعزيز كفاءة العمل الإداري وتنظيم آليات حفظ وأرشفة الوثائق الرسمية .
وشرحت الورشة التصنيف والتقييم من خلال تحديد الوثائق ذات القيمة الدائمة مقابل تلك التي يمكن إتلافها ، بناءً على معايير محددة ، وفهرسة الوثائق بإعداد قوائم تفصيلية للملفات المعدة للحفظ أو الإتلاف ووفقاً لمقاييس ومعايير معتمدة ، وإنشاء فهارس وقواعد بيانات لسهولة الوصول ، وتحويل الوثائق الورقية إلى نسخ رقمية وتخزينها في أنظمة وبرمجيات متقدمة لضمان الأمان والوصول السهل.
وأوضحت الورشة إجراءات الإتلاف من خلال التعامل مع الإتلاف الآمن للوثائق من جهات متخصصة وضمان اتباع الضوابط والاشتراطات القانونية لعملية الإتلاف ، والتعرف على الوثائق التي لا يجوز إتلافها والالتزام باللوائح والسياسات التي تحكم التعامل مع الوثائق الرسمية ، ويجب ان تتم عملية الإتلاف في أماكن مخصصة وضمن إجراءات آمنة لضمان عدم استعادة المعلومات كالتقطيع والطحن والحرق والتدمير الرقمي للملفات الإلكترونية.
